Leveren aan de stad

Op deze pagina vindt u meer informatie over de levering en facturatie aan entiteiten van stad Geel namelijk stadsbestuur Geel, Sociaal Huis Geel, AGB Cultuur Geel en AGB Sport Geel. Klik op een link hieronder om direct naar bepaalde info te springen op deze pagina.


Leveringen

Voor de aankoop van goederen en diensten moet het lokaal bestuur de regels over overheidsopdrachten naleven. Handelaars en bedrijven die daarvoor met ons willen samenwerken kunnen terecht bij de centrale aankoopdienst van de financiële dienst.

Vormvereisten onkostennota/factuur

Niet btw-plichtige leverancier

Particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer, …

 Vermeld minimaal onderstaande gegevens op uw onkostennota voor een correcte uitbetaling

  • Naam
  • Adres
  • Uw IBAN bankrekeningnummer
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Vermeld steeds ons bestelbonnummer (stuur een aparte onkostennota per bestelbon)
  • Omschrijving en datum van dienst/levering
  • Bedrag

Btw-plichtige leverancier

NV, BVBA, bepaalde vrije beroepen, …

 Heeft u een btw-nummer, dan bent u verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving toe te passen.

  • Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
  • Indien er geen btw moet worden verrekend, vermeld op de factuur steeds de juiste reden. Bv. btw verlegd (medecontractant, intracommunautair), kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44).
  • Vermeld steeds ons btw-nummer en het bestelbonnummer op de factuur.
  • Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.

 

Op welke wijze onkostennota/factuur indienen ?

Tot 31/12/2019 kunnen facturen op drie manieren ingediend worden: per post, in digitale PDF of door ‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform.

Vanaf 01/01/2020 enkel en alleen ‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform !

Papieren facturen

Toe te sturen per post naar de maatschappelijke zetel (zie onderstaande adressen), niet naar het leveringsadres.

PDF-factuur per mail

Om uw PDF-factuur succesvol per mail in te dienen :

  • Verstuur de factuur, met eventueel detail, als één PDF-bestand
  • De mail mag slechts één PDF-bijlage = één factuur bevatten.
  • Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
  • Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan.
  • Respecteer de vormvereisten.
  • Verstuur uw mail naar het correcte mailadres (zie onderstaand), niet naar persoonlijke mailadressen. 
  • Verstuur de digitale onkostennota niet extra per post.

Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform

Aan de stadsentiteiten kunnen nu reeds ‘Peppol’ e-facturen verzonden worden.

Vanaf 1/1/2020, worden onder verplichting van de Vlaamse overheid, enkel en alleen nog ‘Peppol’ e-facturen aanvaard aangeleverd via het Mercurius platform !

Peppol is de Europese standaard (XML UBL2.1 formaat) om elektronisch documenten uit te wisselen, verstuurd over het door de overheid ontwikkeld Mercurius platform.

Deze manier van factureren, al dan niet in combinatie met e-ordering, biedt tal van voordelen:

    • afschaffing van papier-, print-, enveloppe- en portkosten, of geen verzending via e-mail (spam, foutieve mailadressen)
    • geen handmatige factuurverwerking of inscanning meer -> forse daling van arbeidstijd en -kost
    • fraudekans is miniem -> is de meest veilige, snelste en efficiëntste manier van facturatie in Europa
    • de e-factuur belandt direct in de boekhoudsoftware van de ontvanger, en maakt een maximaal geautomatiseerd verwerkingsproces mogelijk
    • zowel klant als verzender ontvangen een bevestiging wanneer factuur succesvol werd verzonden

Vooraf dien je echter wel met een aantal zaken rekening te houden:

  1. Ofwel kiest u om uw factuur handmatig en gratis in te geven op het Mercuriusportaal. Dit is interessant voor leveranciers die slechts sporadisch factureren naar de overheid.
  2. Ofwel doet u een beroep op een intermediaire dienstverlener (service provider, software- of boekhoudpakket).Bij de meeste boekhoudsoftware kunnen Peppol e-facturen eenvoudig verstuurd worden vanuit het eigen pakket. Mogelijk verlenen deze diensten u bijstand tot het in orde brengen van punt 3 en 4.
  3. Dit is interessant voor ondernemers die een globale oplossing wensen voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (zowel overheid als private bedrijven).
  4. Aanvragen Peppol-ID (link via uniek BTW- , IBAN- of KvK-nummer) , om e-facturen over het beveiligde Europese netwerk te kunnen ontvangen en versturen.
  5. Aanmelding bij een access point, om toegang te krijgen tot dit netwerk.

Een handleiding voor leveranciers vindt u op deze website

Voorzie steeds de ‘normale’ factuur lay-out te voorzien als bijlage (annexes) indien mogelijk en als ordernummer het ontvangen bestelbonnummer. Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.

Heeft u als leverancier vragen of problemen met verzending van ‘Peppol’ e-facturen via het Mercurius platform naar de stadsentiteiten, neem dan contact op met Arco Information (officieel en gecertifieerd Peppol Access Point, en staat in voor het ontvangen en het verzenden van de e-facturen van de stadsentiteiten).

Arco telefoon: +32 015 29 33 80

Arco website

Gegevens stedelijke entiteiten

Indien de aanlevering van ‘Peppol’ e-facturen via het Mercurius platform geen verplichting is, moet een factuur/onkostennota naar de maatschappelijke zetel gestuurd worden (zie onderstaande facturatie- en mailadressen).

Btw-nummer entiteit en bestelbonnummer vermelden op factuur.

Stuur factuur/onkostennota NIET naar leveringsadressen en naar persoonlijke mailadressen.

Entiteitgegevens Adres Mail Tel.

Stadsbestuur Geel

BE 0207.533.874

Werft 20

2440 Geel

factuur@geel.be 014 56 61 50

Sociaal Huis Geel

BE 0212 212 541

J.B. Stessensstraat 69

2440 Geel

financieledienst@geel.be 014 56 70 00

AGB Cultuur Geel

BE 0537 631 705

Werft 32

2440 Geel

AGBCultuur@geel.be 014 56 66 60

Autonoom Gemeentebedrijf

AGB Sport Geel

BE 0876 030 556

Fehrenbachstraat 26 A

2440 Geel

AGBSport@geel.be 014 56 60 60

Verificatietermijn - wettelijke betalingstermijn

Het bestuur beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen, vanaf de datum van levering of uitvoering van de dienst of het werk.

Het bestuur moet in bezit zijn van een leveringslijst of factuur.

De betaling vindt plaats binnen de 30 kalenderdagen na de verificatietermijn, voor zover het bestuur over de factuur/onkostennota beschikt.