Op deze pagina vindt u meer informatie over de levering en facturatie aan entiteiten van lokaal bestuur Geel namelijk stadsbestuur Geel, Sociaal Huis Geel, AGB Cultuur Geel en AGB Sport Geel. Klik op een link hieronder om direct naar bepaalde info te springen op deze pagina.

• Leveringen
• Vormvereisten onkostennota/factuur
• Op welke wijze onkostennota/factuur indienen?
• Gegevens stedelijke entiteiten
• Verificatietermijn – wettelijke betalingstermijn

Leveringen

Voor de aankoop van goederen en diensten moet het lokaal bestuur de regels over overheidsopdrachten naleven. Handelaars en bedrijven die daarvoor met ons willen samenwerken kunnen terecht bij de centrale aankoopdienst van de financiële dienst.

Vormvereisten onkostennota/factuur

Niet btw-plichtige leverancier

Particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer, …

 Vermeld minimaal onderstaande gegevens op uw onkostennota voor een correcte uitbetaling

• Naam
• Adres
• Uw IBAN bankrekeningnummer
• Datum van opmaak onkostennota
• Vermeld steeds ons bestelbonnummer (stuur een aparte onkostennota per bestelbon)
• Omschrijving en datum van dienst/levering
• Bedrag

Btw-plichtige leverancier

NV, BVBA, bepaalde vrije beroepen, …

Hebt u een btw-nummer, dan bent u verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving toe te passen.

• Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
• Als er geen btw moet worden verrekend, vermeld op de factuur steeds de juiste reden. Bv. btw verlegd (medecontractant, intracommunautair), kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44).
• Vermeld steeds ons btw-nummer en het bestelbonnummer op de factuur.
• Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.

 

Op welke wijze onkostennota/factuur indienen ?

Facturen kunnen op drie manieren ingediend worden: per post, in digitale PDF of door ‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform.

Papieren facturen

Toe te sturen per post naar de maatschappelijke zetel (zie onderstaande adressen), niet naar het leveringsadres.

PDF-factuur per mail

Om uw PDF-factuur succesvol per mail in te dienen :

• Verstuur de factuur, met eventueel detail, als één PDF-bestand
• De mail mag slechts één PDF-bijlage = één factuur bevatten.
• Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
• Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan.
• Respecteer de vormvereisten.
• Verstuur uw mail naar het correcte mailadres (zie onderstaand), niet naar persoonlijke mailadressen. 
• Verstuur de digitale onkostennota niet extra per post.

‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform

De entiteiten van de stad Geel (Stad Geel - BE 0207.533.874, Sociaal Huis Geel - BE 0212.212.541, AGB Sport Geel - BE 0876.030.556, AGB Cultuur Geel - BE 0537.631.705) vragen hun leveranciers, onder impuls van de Europese en Vlaamse Overheid, om ('Peppol') e-facturen aan te leveren via het Mercurius-platform. Op termijn zal de overheid deze werkwijze immers opleggen.

Peppol is de Europese standaard (XML UBL2.1 formaat) om elektronisch documenten uit te wisselen, tussen de boekhoudsoftware van een onderneming en het Mercurius-platform van de overheden, maar ook tussen privébedrijven onderling.

Deze manier van factureren, al dan niet in combinatie met e-ordering, biedt tal van voordelen:

• afschaffing van papier-, print-, enveloppe- en portkosten, of geen verzending via e-mail (spam, foutieve mailadressen)
• geen handmatige factuurverwerking of inscanning meer -> forse daling van arbeidstijd en -kost
• de fraudekans is miniem -> is de meest veilige, snelste en efficiëntste manier van facturatie in Europa
• de e-factuur belandt direct in de boekhoudsoftware van de ontvanger, en maakt een maximaal geautomatiseerd verwerkingsproces mogelijk
• zowel klant als verzender ontvangen een bevestiging wanneer factuur succesvol werd verzonden

Om ‘Peppol’ e-facturen te ontvangen en verzenden moet je vooraf met een aantal zaken rekening houden:

Elke onderneming kan gebruik maken van het PEPPOL-netwerk voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (overheid en privé), en biedt de garantie dat je met de Europese norm werkt, en dit uitsluitend via Access Points. Deze Access Points beheren de gestandaardiseerde uitwisseling van facturen tussen de boekhoudsoftware van een onderneming en het Mercurius-portaal van de overheden, maar ook tussen privébedrijven onderling.

Hoe je dit Peppol-netwerk gaat gebruiken is o.m. afhankelijk van het volume aan facturen en je financieel systeem, facturatie- of boekhoudpakket:

1. Via eigen boekhoud- of facturatiepakket Peppol e-facturatie toepassen

Maak je voor het ontvangen en verzenden van je facturen gebruik van een boekhoud- of facturatiepakket, dan is de kans groot dat je pakket nu al in staat is een Peppol e-factuur te verzenden. Bovendien hebben de meeste boekhoud- en facturatiepakketten reeds een Access Point in het Peppol-netwerk gekozen, waardoor ondernemingen e-facturen kunnen ontvangen en verzenden naar eender welke onderneming van dit netwerk of naar Mercurius (naar een overheid).

Als dit nog niet het geval is moet u, met mogelijke bijstand van de dienstverlener van het boekhoud- of facturatiepakket :

• een Peppol-ID aanvragen (link via uniek BTW- , IBAN- of KvK-nummer), noodzakelijk om e-facturen over het beveiligde Europese Peppol-netwerk te versturen en ontvangen
• aanmelden bij een Access Point, om toegang te krijgen tot dit netwerk 

2. Via extern pakket Peppol e-facturen verzenden

De externe pakketten worden aangeboden voor een onderneming die :

• niet over de mogelijkheid beschikt om Peppol e-facturen te verzenden via eigen boekhoud- of facturatiepakket 
• of slechts sporadisch een factuur toestuurt aan een overheid
• of facturen opmaakt in Word of Exel en via PDF verzend

De voorbije jaren zijn er tal van facturatiepakketten op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Het is ten zeerste aanbevolen deze toepassingen te vergelijken, hen te contacteren en aan de slag te gaan. Zo maakt uw bedrijf zich klaar op de digitale toekomst.

Via deze pakketten, waarvan er een aantal gratis zijn:

• Maakt u snel een Peppol e-factuur
• Hebt u geen e-ID nodig om je aan te melden
• Krijgt u een goede ondersteuning
• Doet u geen dubbele invoer van factuurgegevens
• Kunt u uw factuur opvolgen
• Kunt u naar de overheid factureren, maar ook naar uw andere private klanten 
• Werkt u dus gebruiksvriendelijk en efficiënt 

Op de website van Vlaanderen vindt u een overzicht van e-facturatiepakketten.  

3. Bedrijven met een ERP

• Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP.
• ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Mogelijk werk je ook al met een service provider voor e-facturatie ?
• Op de website van Vlaanderen vindt u een uitgebreide handleiding voor leveranciers. 
• Voorzie steeds de PDF-factuur als bijlage (annexes) indien mogelijk, en als ordernummer het ontvangen bestelbonnummer.
• Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.
• Hebt u als leverancier vragen of problemen met verzending van ‘Peppol’ e-facturen, neem dan contact op met Arco Information (is het Access Point van de stadsentiteiten voor ontvangen en verzenden van e-facturen)

Meer informatie vindt u op de Arco website of Arco telefoon: +32 015 29 33 80.

Gegevens stedelijke entiteiten

Als de aanlevering van ‘Peppol’ e-facturen via het Mercurius platform geen verplichting is, moet een factuur/onkostennota naar de maatschappelijke zetel gestuurd worden (zie onderstaande facturatie- en mailadressen).

Btw-nummer entiteit en bestelbonnummer vermelden op factuur.

Stuur factuur/onkostennota NIET naar leveringsadressen en naar persoonlijke mailadressen.

Entiteitgegevens	Adres	Mail	Tel.
Stadsbestuur Geel BE 0207.533.874	Werft 20 2440 Geel	factuur@geel.be	014 56 61 50
Sociaal Huis Geel BE 0212 212 541	J.B. Stessensstraat 69 2440 Geel	factuurocmw@geel.be	014 56 70 00
AGB Cultuur Geel BE 0537 631 705	Werft 32 2440 Geel	AGBCultuur@geel.be	014 56 66 60
Autonoom Gemeentebedrijf AGB Sport Geel BE 0876 030 556	Fehrenbachstraat 26 A 2440 Geel	AGBSport@geel.be	014 56 60 60

Verificatietermijn - wettelijke betalingstermijn

Het bestuur beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen, vanaf de datum van levering of uitvoering van de dienst of het werk.

Het bestuur moet in bezit zijn van een leveringslijst of factuur.

De betaling vindt plaats binnen de 30 kalenderdagen na de verificatietermijn, voor zover het bestuur over de factuur/onkostennota beschikt.