Leveren aan lokaal bestuur Geel

Op deze pagina vindt u meer informatie over de levering en facturatie aan entiteiten van lokaal bestuur Geel namelijk stadsbestuur Geel, Sociaal Huis Geel, AGB Cultuur Geel en AGB Sport Geel. Klik op een link hieronder om direct naar bepaalde info te springen op deze pagina.


Leveringen

Voor de aankoop van goederen en diensten moet het lokaal bestuur de regels over overheidsopdrachten naleven. Handelaars en bedrijven die daarvoor met ons willen samenwerken kunnen terecht bij de centrale aankoopdienst van de financiële dienst.

Vormvereisten onkostennota/factuur

Niet btw-plichtige leverancier

Particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder btw-nummer, …

 Vermeld minimaal onderstaande gegevens op uw onkostennota voor een correcte uitbetaling

  • Naam
  • Adres
  • Uw IBAN bankrekeningnummer
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Vermeld steeds ons bestelbonnummer (stuur een aparte onkostennota per bestelbon)
  • Omschrijving en datum van dienst/levering
  • Bedrag

Btw-plichtige leverancier

NV, BVBA, bepaalde vrije beroepen, …

Hebt u een btw-nummer, dan bent u verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving toe te passen.

  • Vermeld steeds het juiste btw-percentage op de factuur.
  • Als er geen btw moet worden verrekend, vermeld op de factuur steeds de juiste reden. Bv. btw verlegd (medecontractant, intracommunautair), kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44).
  • Vermeld steeds ons btw-nummer en het bestelbonnummer op de factuur.
  • Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.

 

Op welke wijze onkostennota/factuur indienen ?

Facturen kunnen op volgende manier ingediend worden:

  •  ‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform.
  • Digitale PDF per mail

PDF-factuur per mail

Om uw PDF-factuur succesvol per mail in te dienen :

  • Verstuur de factuur, met eventueel detail, als één PDF-bestand
  • De mail mag slechts één PDF-bijlage = één factuur bevatten.
  • Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
  • Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan.
  • Respecteer de vormvereisten.
  • Verstuur uw mail naar het correcte mailadres (zie onderstaand), niet naar persoonlijke mailadressen. 
  • Verstuur de digitale onkostennota niet extra per post.

‘Peppol’ e-facturatie via het Mercurius platform

De entiteiten van de stad Geel vragen hun leveranciers, onder impuls van de Europese en Vlaamse Overheid, om ('Peppol') e-facturen aan te leveren via het Mercurius-platform. Afhankelijk van uw jaaromzet aan overheden is PEPPOL e-facturatie vanaf volgende data verplicht, volgens Europese richtlijn 2014/55/EU en KB van 9 maart 2022

Drempelbedrag voor opdrachten, waarvan de geraamde waarde (excl. btw) Verplichte Peppol e-facturatie vanaf
Gelijk aan of hoger is dan drempel voor Europese bekendmaking (215.000,00 euro) 1 november 2022
Gelijk aan of hoger is dan 30.000,00 euro 1 mei 2023
Gelijk aan of hoger is dan 3.000,00 euro 1 maart 2024

Onder het drempelbedrag van 3.000,00 euro is er geen verplichting maar is PEPPOL e-facturatie wel de voorkeur.
Vanaf 2024 - 2025 zal deze verplichting ook gelden voor B2B.

Aan volgende entiteiten van Stad Geel kunnen PEPPOL e-facturen overgemaakt worden:

Entiteit PEPPOL identifier
Stad Geel 9925:be0207533874
OCMW Geel (Sociaal huis- 9925:be0212212541
AGB Cultuur Geel 9925:be0537631705
Autonoom Gemeentebedrijf Geel (AGB Sport) 9925:be0876030556

Peppol is de Europese standaard (XML UBL2.1 formaat) om elektronisch documenten uit te wisselen, tussen de boekhoudsoftware van een onderneming en het Mercurius-platform van de overheden, maar ook tussen privébedrijven onderling.

PEPPOL e-facturatie biedt tal van voordelen, zowel voor verzender als ontvanger, en leveren uiteindelijk een aanzienlijke kostenbesparing op:

  • eenvoudig in gebruik
    • geen handmatig werk meer nodig, genereren van PEPPOL-facturen kan snel en eenvoudig
    • geen verzending via e-mail of per post
  • lage kostprijs en geen papier-, print- of portkosten
  • gegarandeerde aflevering van facturen vanuit uw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger, zowel klant als verzender ontvangen een bevestiging wanneer factuur succesvol werd verzonden
  • de PEPPOL-factuur belandt direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger, en maakt een maximaal geautomatiseerd verwerkingsproces mogelijk
  • verzending over een beveiligd netwerk maakt dat dit de meest veilige, snelste en efficiëntste manier van facturatie is in Europa
  • iedereen die het PEPPOL-netwerk gebruikt, moet zich identificeren
    • uitsluiting van valse facturen
    • zekerheid dat de facturen vanaf de juiste afzender komen en documenten kunnen niet onderschept worden, wat bij verzending via e-mail of post een risico is.
  • gebaseerd op internationale standaarden
    • biedt de garantie dat de ontvanger de facturen zonder problemen kan ontvangen en verwerken, meeste softwarepakketten kunnen met deze standaard overweg.

Om ‘Peppol’ e-facturen te ontvangen en verzenden moet je vooraf met een aantal zaken rekening houden:

Elke onderneming kan gebruik maken van het PEPPOL-netwerk voor het ontvangen en verzenden van facturen naar al hun klanten (overheid en privé), en biedt de garantie dat je met de Europese norm werkt, en dit uitsluitend via Access Points. Deze Access Points beheren de gestandaardiseerde uitwisseling van facturen tussen de boekhoudsoftware van een onderneming en het Mercurius-portaal van de overheden, maar ook tussen privébedrijven onderling.

Hoe je dit Peppol-netwerk gaat gebruiken is o.m. afhankelijk van het volume aan facturen en je financieel systeem, facturatie- of boekhoudpakket:

1. Via eigen boekhoud- of facturatiepakket Peppol e-facturatie toepassen

Maak je voor het ontvangen en verzenden van je facturen gebruik van een boekhoud- of facturatiepakket, dan is de kans groot dat je pakket nu al in staat is een Peppol e-factuur te verzenden. Bovendien hebben de meeste boekhoud- en facturatiepakketten reeds een Access Point in het Peppol-netwerk gekozen, waardoor ondernemingen e-facturen kunnen ontvangen en verzenden naar eender welke onderneming van dit netwerk of naar Mercurius (naar een overheid).

Als dit nog niet het geval is moet u, met mogelijke bijstand van de dienstverlener van het boekhoud- of facturatiepakket :

  • een Peppol-ID aanvragen (link via uniek BTW- , IBAN- of KvK-nummer), noodzakelijk om e-facturen over het beveiligde Europese Peppol-netwerk te versturen en ontvangen
  • aanmelden bij een Access Point, om toegang te krijgen tot dit netwerk 

2. Via extern pakket Peppol e-facturen verzenden

De externe pakketten worden aangeboden voor een onderneming die :

  • niet over de mogelijkheid beschikt om Peppol e-facturen te verzenden via eigen boekhoud- of facturatiepakket 
  • of slechts sporadisch een factuur toestuurt aan een overheid
  • of facturen opmaakt in Word of Exel en via PDF verzend

De voorbije jaren zijn er tal van facturatiepakketten op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Het is ten zeerste aanbevolen deze toepassingen te vergelijken, hen te contacteren en aan de slag te gaan. Zo maakt uw bedrijf zich klaar op de digitale toekomst.

Via deze pakketten, waarvan er een aantal gratis zijn:

  • Maakt u snel een Peppol e-factuur
  • Hebt u geen e-ID nodig om je aan te melden
  • Krijgt u een goede ondersteuning
  • Doet u geen dubbele invoer van factuurgegevens
  • Kunt u uw factuur opvolgen
  • Kunt u naar de overheid factureren, maar ook naar uw andere private klanten 
  • Werkt u dus gebruiksvriendelijk en efficiënt 

Op de website van Vlaanderen vindt u een overzicht van e-facturatiepakketten.  

3. Bedrijven met een ERP

  • Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP.
  • ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Mogelijk werk je ook al met een service provider voor e-facturatie ?
  • Op de website van Vlaanderen vindt u een uitgebreide handleiding voor leveranciers
  • Voorzie steeds de PDF-factuur als bijlage indien mogelijk, en als ordernummer het ontvangen bestelbonnummer.
  • Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet.
  • Hebt u als leverancier vragen of problemen met verzending van ‘Peppol’ e-facturen, neem dan contact op met Arco Information (is het Access Point van de stadsentiteiten voor ontvangen en verzenden van e-facturen)

Belangrijk bij PEPPOL facturatie:

  • Voorzie steeds de PDF-factuur als bijlage, en vermeld in het veld ordernummer van de PEPPOL-factuur het ontvangen bestelbonnummer (enkel numerieke gegevens in dit veld !).
  • Stuur een aparte PEPPOL-factuur per bestelbon, groepeer ze niet !

Meer info?

Gegevens stedelijke entiteiten

Als de aanlevering van ‘Peppol’ e-facturen via het Mercurius platform geen verplichting is, moet een factuur/onkostennota naar de maatschappelijke zetel gestuurd worden (zie onderstaande facturatie- en mailadressen).

Btw-nummer entiteit en bestelbonnummer vermelden op factuur.

Stuur factuur/onkostennota NIET naar leveringsadressen en naar persoonlijke mailadressen.

Entiteitgegevens Adres Mail Tel.

Stadsbestuur Geel

BE 0207.533.874

Werft 20

2440 Geel

factuur@geel.be 014 56 61 50

Sociaal Huis Geel

BE 0212 212 541

J.B. Stessensstraat 69

2440 Geel

factuurocmw@geel.be 014 56 70 00

AGB Cultuur Geel

BE 0537 631 705

Werft 32

2440 Geel

AGBCultuur@geel.be 014 56 66 60

Autonoom Gemeentebedrijf

AGB Sport Geel

BE 0876 030 556

Fehrenbachstraat 26 A

2440 Geel

AGBSport@geel.be 014 56 60 60

Verificatietermijn - wettelijke betalingstermijn

Het bestuur beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen, vanaf de datum van levering of uitvoering van de dienst of het werk.

Het bestuur moet in bezit zijn van een leveringslijst of factuur.

De betaling vindt plaats binnen de 30 kalenderdagen na de verificatietermijn, voor zover het bestuur over de factuur/onkostennota beschikt.