Een evenement is pas geslaagd als er heel wat bezoekers zijn geweest. Een prachtig concept bedenken is één, maar mensen moeten ook op de hoogte zijn van je fuif.
Imago
Een evenement weerspiegelt de organisatie erachter. Niet alleen worden de boodschap en de manier waarop deze wordt overgebracht geïnterpreteerd door potentiële bezoekers, maar ook door hun ouders, buren, en zelfs de gemeenteraad. Het is daarom van essentieel belang om aandacht te besteden aan het verhaal dat je met je evenement wilt vertellen en hoe je dit communiceert.
Naam en uitstraling
Het imago van je evenement weerspiegelt altijd op je organisatie. Het is onverstandig om bijvoorbeeld alcohol centraal te plaatsen inde communicatie omtrent je event. Het promoten van een 'Zuip-je-te-pletterfuif' brengt een boodschap naar voren die je mogelijk niet wilt associëren met je organisatie. Let daarom ook op bij het adverteren van zaken die aanzetten tot overmatig drinken, zoals zuipkaarten en happy hours. Door dit te doen, lijkt het alsof je alcoholgebruik centraal stelt en zelfs het misbruik ervan aanmoedigt.
Tone of voice
Gebruik de juiste communicatiestijl afgestemd op je doelpubliek. Wil je plezier en amusement uitstralen, handteer dit dan ook in je communicatie.
Symboliek
Denk zorgvuldige na over het logo, de huisstijl, en andere visuele elementen, aangezien deze samen zorgen voor de herkenbaarheid van je evenement. Denk na over welke kleuren je gebruikt op de affiches, hoe de lay-out van je drukwerk eruitziet, welke foto je kiest als banner op je Facebookpagina, en welke verhalen je deelt op Instagram. Overweeg ook of de medewerkers op je evenement allemaal hetzelfde T-shirt moeten dragen.
Communicatieplan
Het opstellen van een goed communicatieplan voor je fuif of evenementen zorgt ervoor dat je eerst gaat nadenken voor je ijverig aan het werk gaat zonder enig resultaat. Een communicatieplan houdt 9 stappen in. Deze ‘moeten’ overlopen worden alvorens van start te gaan.
Stap 1: Doel: wat wil je bereiken binnen welke termijn?
Stap 2: Publiek: wie wil je bereiken?
Stap 3: Inhoud: welke boodschap wil je overbrengen?
Stap 4: Media: Welke media en welke middelen ga je inzetten?
Stap 5: Timing: Wanneer ga je wat bekend maken?
Stap 6: Organisatie: Wie is verantwoordelijk voor wat?
Stap 7: Budget: Hoeveel kan ik investeren in communicatie?
Stap 8: Effect: Wat is het resultaat van onze communicatie?
Stap 9: Evaluatie: Is ons doel bereikt?
Promotiemiddelen
Affiches en flyers
Gebruik voor je promo materiaal afbeeldingen die rechtenvrij zijn of waarvan je zelf de rechten hebt. Naast een geweldig beeld (waarop je de rechten hebt) mogen de volgende zaken niet ontbreken op je
- De naam van je evenement, eventuele artiesten en randanimatie
- De datum
- De locatie
- De organisator
- De toegangsprijs
- De sponsors (of je hen vermeldt en hoe, spreek je meestal af met de sponsors zelf)
- De website van het evenement
Voor het aanplakken van affiches aan de stedelijke aanplakzuilen en -borden heb je een vergunning nodig. Enkel affiches voorzien van een geldige sticker mogen aan de zuilen en borden gehangen worden. U vraagt de vergunning om affiches te plakken minstens één maand op voorhand aan via het onlineformulier. Meer info over het plakken van affiches vind je hier.
Website
Websites worden vooral gebruikt als ondersteunend materiaal wanneer het publiek zelf het initiatief neemt om een kijkje te gaan nemen op de website.
Social media
Je kan een account aanmaken voor je evenement en op deze manier mensen uitnodigen voor je fuif.