Subsidies
Er kunnen voor het organiseren van fuiven geen subsidies aangevraagd worden. Als je op je fuif ervoor kiest om te werken met een professionele securityfirma, kan je in sommige gevallen wel aanspraak maken op veiligheidssubsidies. Hieraan zijn enkele voorwaarden gekoppeld:
- Elke erkende jeugdvereniging die deelgenomen heeft aan de opleiding fuifcoach en over een geldig attest beschikt, heeft bij de organisatie van een fuif recht op een gedeeltelijke terugbetaling van de kosten voor het inhuren van een vergunde bewakingsfirma
- De fuif moet een openbaar karakter hebben en alle geldende procedures en termijnen voor de inrichting van een fuif of evenement moeten gerespecteerd zijn om aanspraak te kunnen maken op de voorziene subsidie.
- De uit te keren subsidie bedraagt maximaal 50% van de gemaakte kosten met een maximum van €400. Deze subsidie kan slechts eenmaal per vereniging per jaar uitgekeerd worden.
- Om in aanmerking te komen voor ondersteuning moet de jeugdvereniging minstens 15 dagen voor aanvang van de jeugdfuif een schriftelijke aanvraag indienen bij de jeugddienst. Binnen de 2 maanden na afloop van de fuif moet een verslagformulier ingediend worden met daarbij een bewijs van de gemaakte kosten.
Budgetten
Werkingsbudget
Eén van de onmisbare ingrediënten voor een geslaagd evenement is een realistische begroting, een overzicht met alle te verwachten uitgaven en inkomsten. In een begroting zet je alle uitgaven tegenover de inkomsten van jouw evenement. Om je op weg te helpen vind je hier een handige begrotingstool. Hieronder lijsten we de belangrijkste aandachtspunten op.
Uitgaven
Lijst alle uitgaven op voor je evenement. Hou rekening met:
- Programmatiekosten (gages en catering artiesten, bookers …)
- Promotiekosten (lay-out, drukwerk, advertenties, T-shirts …)
- Zaal/terrein (huur zaal/tent, huur toiletten, huur podium, aankleding, bezoek van de brandweer, schoonmaak …)
- Beveiliging (inhuren security, huur van walkietalkies …)
- Licht en geluid (huur materiaal, vergoeding techniekers, huur generator …)
- Ander materiaal voor op het event (bonnetjes, toegangskaarten, polsbandjes, wegwijzers …)
- Vergunningen en verzekeringen (extra verzekering, Sabam, billijke vergoeding …)
- Drank en eten (aankoop drank en eten, huur toog en koeling …)
- Vrijwilligers en medewerkers (vergoeding, catering …)
- Afval (containerpark, afvalverwerking …)
Tel bij de som van al die uitgaven nog eens 10 procent extra voor onvoorziene kosten.
Inkomsten
Inkomsten zijn moeilijk te voorspellen. Probeer de ‘zekere’ inkomsten in te schatten, zoals sponsoring en subsidies, maar ook de onzekere, zoals de voorverkoop van kaarten, inkomgelden en winsten op verkoop van eten en drank.
Sponsoring
Een sponsor is een persoon of organisatie, meestal een bedrijf, die jouw evenement steunt door geld of andere middelen ter beschikking te stellen in ruil voor reclame. Sponsors kunnen de kosten van je evenement aanzienlijk drukken.
Voor je sponsors begint te zoeken, maak je best een sponsordossier op om jouw evenement op een positieve en duidelijke manier voor te stellen aan potentiële sponsors. Onderstaand stappenplan helpt je op weg.
- STAP 1: Stel jouw organisatie voor: wie zijn jullie en waar staan jullie voor? Vermeld ook de contactgegevens van de organisatie en de contactpersoon. Daarnaast kan je uitpakken met succesvolle evenementen uit het verleden.
- STAP 2:Stel jouw evenement voor met alle denkbare achtergrondinfo: locatie, voorziene opkomst, doelstelling (bijvoorbeeld een goed doel), doelpubliek, line-up, sponsors die al hebben toegezegd…
- STAP 3: Maak een sponsorvoorstel. Dat is een volledig overzicht van wat jij potentiële sponsors kunt aanbieden als organisatie. Maak vooral duidelijk wat de sponsor terugkrijgt als hij jullie sponsort:
- Welke informatie van de sponsor vermeld je? Logo, naam en/of andere zaken?
- Waar vermeld je de sponsor? Op affiches, flyers, T-shirts, polsbandjes, sociale media … ? Vergeet er ook niet bij te zeggen op hoeveel exemplaren je dat alles laat drukken of maken.
- Krijgt de sponsor nog iets anders behalve reclame? VIP-toegang, drankbonnetjes, een bedankingsavond … ?
Hoe beter je kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter je hem of haar ook een interessant voorstel kan doen.
- STAP 4: Giet alles samen in een overzichtelijk geheel en voeg er eventueel enkele sfeerfoto’s aan toe voor een mooiere presentatie.
Nadat je een sponsor hebt overtuigd om jouw evenement te steunen, maak je in tweevoud een sponsorcontract op, een overeenkomst tussen de sponsor en de organisator. In dat contract neem je best volgende zaken op:
- De gegevens van beide partijen
- Het evenement en de datum waarop het contract van toepassing is
- De prestatie van de sponsor
- De prestatie van de gesponsorde
- Sancties voor als een van de partijen het nalaat een of meer van haar verplichtingen na te komen
- De handtekeningen van beide partijen
Als feitelijke vereniging dien je geen factuur op te maken, maar moet je wel voor een ontvangstbewijs zorgen. Een vzw die sponsoring ontvangt, moet dan weer wel een factuur opmaken en, als ze btw-plichtig, btw aanrekenen. Als je vzw niet btw-plichtig is, vermeld je dat steeds op de factuur: “Het jeugdwerk geniet vrijstelling van btw op goederen en diensten. (Artikel 44, paragraaf 2 van het btw-wetboek)”