Voorzieningen

Bar

  1. Drankaanvullers zorgen ervoor dat er steeds voldoende drank (koel) klaarstaat en verwisselen de vaten wanneer dit nodig is.
  2. Verantwoordelijken laten de toogshift vlot verlopen. Deze persoon houdt alles in het oog en geeft richtlijnen waar nodig. Deze persoon krijgt voor de start van je evenement een briefing.
  3. Voorraad: check deze voor de start van je evenement en schat of je voldoende drank ter beschikking hebt. Zie dat je ook over het telefoonnummer van de brouwer beschikt.
  4. Doorgeeftoog: werk met een doorgeeftoog. Achter de toog zetten ze alles klaar, de persoon voor de toog kan de drank nemen en aan de bezoeker geven. De voortoog moet leeftijdscontroles uitvoeren wanneer er alcohol besteld wordt het gebruik van leeftijdsbandjes vergemakkelijkt dit.
  5. Sluitingsuur: signaleer voldoende het sluitingsuur van de bar zodat hier geen verwarring rond ontstaat
  6. Tips:
    1. Voorzie aan de bar steeds een gesloten systeem om de ontvangen drankbonnen in te deponeren, zo kunnen er geen bonnen verdwijnen. De toogverantwoordelijke let hier ook op tijdens zijn shift
    2. Beslis tijdig een toog te sluiten om teveel aangesloten vaten en geopende flessen te vermijden
    3. Maak een drankenstock zodat je kan zien of de drankverkoop ongeveer overeenstemt met de drankbonnenverkoop

Vestiaire

Wanneer de bezoekers moeten betalen voor een bewaakte vestiaire, dan pleit een affiche met de boodschap ‘De organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade of verlies’ je niet vrij. Er wordt een overeenkomst afgesloten en je moet deze correct uitvoeren. Als er jassen verdwijnen of beschadigd raken, dan kan de eigenaar een schadevergoeding van de organisator eisen.

Kassabeheer

Op je evenement komt er hopelijk veel geld binnen, daarom is het ook nodig om met een goed kassasysteem te werken zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Tips voor een goed kassabeheer:

  1. Maak iemand financieel verantwoordelijke, deze persoon is het aanspreekpunt voor iedereen die met de kassa’s werkt en zorgt dat alles vlot verloopt.
  2. Werk met vrijwilligers die je vertrouwt.
  3. Voorzie voldoende wisselgeld.
  4. Werk met drankbonnen zodat er enkel aan de kassa met geld gewerkt wordt
  5. Hang een prijslijst uit voor de drankbonnen.
  6. Gebruik unieke bonnen zodat mensen deze niet kunnen namaken.
  7. Werk met getelde kassa’s zodat je een overzicht hebt over hoeveel geld en bonnen er aan zowel het begin als het einde van de shift in de kassa zaten.

Elektronisch betalen

Een elektronisch betaalsysteem maakt het makkelijker voor de organisator, en zorgt ook voor minder cash op het terrein en verkleint dus de kans op diefstallen. Dit systeem kan gebruikt worden aan de ingang van het evenement als aan de verkoopstand van de drankbonnen.

Er zijn verschillende services op de markt waar je gebruik van kan maken:

  • Informeer bij de bank van je vereniging wat zij voor je kunnen doen.
  • Kassabox van KBC, gratis voor jeugdverenigingen indien bezoekers betalen met binnenlandse bankkaarten. (Bancontact)
  • Payconic by Bancontact

Dranken, toegangsprijzen en voorverkoop

Drankprijzen

Vraag dezelfde prijs voor dezelfde dranken in de maten van het mogelijk zodat je niet voor ieder drankje op je kaart een andere prijs hebt. Ga langs bij gelijkaardige evenementen en kijk welke prijzen en werkwijze zij hanteren.

Toegangsprijzen

Er bestaat geen vaste richtlijn in het bepalen van je toegangsprijs, je kan echter rekening houden met een aantal factoren:

  1. De doelgroep: over welke financiële middelen beschikken ze?
  2. De programmatie: welke artiest komt er op het evenement?
  3. Gelijkaardige evenementen: hoeveel vragen zij?
  4. De begroting: wanneer draai je break-even? Hou rekening met het volledig financiële plaatje van je evenement.
  5. Auteursrechten: sabam en (soms) de billijke vergoeding worden voor een groot deel berekend op basis van de toegangsprijzen. De inkomprijs laag houden en de drankprijs wat verhogen kan dus financieel interessant zijn. Maak op voorhand een raming op van de verschuldigde auteursrechten en werk verschillende scenario’s uit.

Voorverkoop

Met voorverkoop zorg je ervoor dat je voor je evenement zeker bent van inkomsten en het helpt de dag zelf de mensenstroom te beheersen, ook is er minder cash aanwezig op het terrein.

Voor deze voorverkoop werk je best met lokale verkooppunten op plaatsen waar de doelgroep vaak komt, bv. Het jeugdhuis. Als je als vereniging iets organiseert kan je de leden mobiliseren om zelf kaarten te verkopen.

Je kan ook werken met een online kaartenverkoop.

Afvalbeheer

Enkele tips om afval te verminderen

  1. Sigaretten: voorzie asbakken met signalisatie
  2. Herbruikbaar cateringsmateriaal, bv bekers, vraag hier een waarborg voor
  3. Bedrukking textiel: gebruik zo minmogelijk datums, zo kan je je textiel hergebruiken
  4. Een verantwoordelijke aanduiden die het afvalplan opstelt maar tijdens het evenement ook het aanspreekpunt vormt voor medewerkers
  5. Werk met aparte, opvallende containers waar duidelijk opstaat wat in welke container hoort.